– Damit dürfen Sie rechnen – Darauf müssen Sie achten

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Datenschutz in der BÜCHEREI: Keine Panik!

Im Informationszeitalter sind Informationen und Daten von unglaublicher Bedeutung. Im Zuge der Digitalisierung der Büchereiabläufe findet ein ständiger Austausch von Daten statt: Sobald man beispielsweise den eOPAC nutzt, merkt sich das System die Informationen und es kommt zur Datenübermittlung und Datenverarbeitung personenbezogener Daten.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf eine natürliche Person – also auf einen Menschen ­– beziehen und mit denen man ihn identifizieren kann. Eine Person wird beispielsweise identifizierbar durch Zuordnung einer Kennung (z. B. Namen, Adresse, Benutzernummer oder Onlinekennung) oder durch die Kombination mehrerer Informationen. Bei der rechtlichen Betrachtung ist es ausreichend, wenn die Daten die Identifizierung der betroffenen Person theoretisch ermöglichen, nicht ob die Person tatsächlich identifiziert wird. 

In unserer Gesellschaft ist inzwischen die Informationelle Selbstbestimmung das Thema, das im Zeitalter der Digitalisierung und der Informationstechnik immer mehr an Bedeutung gewinnt. Informationelle Selbstbestimmung beinhaltet zwei Punkte: Jede betroffene Person hat das Recht, Informationen über sich preis zu geben – oder auch das Recht, sich frei zu entscheiden, keine Informationen preis zu geben. Zudem haben Betroffene das Recht zu entscheiden, was mit ihren Daten geschieht und wofür sie nicht verwendet werden dürfen.

Die informationelle Selbstbestimmung ein wichtiges Gut, das jeden Einzelnen vor dem Missbrauch seiner personenbezogenen Daten schützen soll. Da DIE BÜCHEREI eine Einrichtung der Katholischen Kirche ist, gilt für Belange des Datenschutzes  das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG). Das Datenschutzgesetz soll dabei helfen, den Missbrauch personenbezogener Daten bzw. den fahrlässigen Umgang mit derlei Daten zu verhindern. Vergegenwärtigen wir uns einige Grundsätze, aus denen sich viel ableiten lässt, was den Charakter des ganzen Verordungswerks angeht:

  • Personenbezogene Daten müssen rechtmäßig erhoben werden, die Verarbeitung muss nach Treu und Glauben geschehen und soll transparent sein.
  • Außerdem gibt es eine Zweckbindung. Die Daten, die man für einen bestimmten Zweck erhoben hat, dürfen nicht für völlig andere Zweck verwendet werden.
    Die erhobenen Daten müssen sachlich richtig sein.
  • Es gibt eine Begrenzung der Speicherdauer, eine „Speicherbegrenzung“, wie es im Text heisst.
  • Weiterhin gibt es das Prinzip der Integrität und Vertraulichkeit. Die Daten müssen „in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“.

Wer also Daten von Nutzerinnen und Nutzern und Mitarbeitenden erfasst, muss die besonderen Regeln für die Erhebung, die Speicherung und die Löschung der Daten beachten.

  • Für die Erfassung und Speicherung der Daten bedarf es der Einwilligung durch die Person oder die gesetzliche Vertretung (Anmeldung mit ausdrücklicher Datenverarbeitungserlaubnis in Schriftform).
  • Die Daten müssen mit Sorgfalt sicher verwahrt werden und vor unberechtigtem Gebrauch geschützt sein (Passwort- und gegen Angriffe geschützte Computer und Programme).
  • Die betroffene Person muss über den Zweck der Nutzung der Daten und deren Speicherdauer informiert werden (Datenschutzerklärung).
  • Die betroffene Person muss über ihre Rechte an den Daten – Berichtigung, Löschung und Überlassung – informiert werden (Datenschutzerklärung).
  • Mitarbeitende müssen zur Vertraulichkeit und zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet werden (Verpflichtungserklärung und Vertraulichkeitserklärung Mitarbeitende).

Grundsätzlich sollen darum personenbezogene Daten möglichst sparsam erhoben werden. Sie erheben und verarbeiten also nur die personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung der Aufgaben der BÜCHEREI erforderlich sind. So ist z. B. bei einer volljährigen Nutzerin die Speicherung des Geburtsdatums durch die Aufgaben der BÜCHEREI nicht gerechtfertigt.

Was sollten Sie also tun?

Zunächst müssen Sie von allen Büchereinutzerinnen und -nutzern das Einverständnis zur elektronischen Datenerfassung, -speicherung und -verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einholen und Ihre Datenschutzerklärung übergeben. Zusätzlich können Sie die Datenschutzerklärung in der BÜCHEREI aushängen.

Damit sie diesen Arbeitsaufwand einfach gestalten können, hat Johanna Hagenhoff eine Anleitung für BVS erstellt, die es Ihnen ermöglicht, eine „Erinnerung“ an alle Datensätze einzugeben. Diese Mitteilung weist Ihre Mitarbeitedenn darauf hin, die Leserin bzw. den Leser beim nächten Besuch in der Bücherei um diese Zustimmung zu bitten und sich die neue Erklärung unterschreiben zu lassen. Anleitung für ein Memo in BVS

Sie finden hier ein Muster einer Benutzungsordnung mit den beiden Anlagen für die Gebühren und den Datenschutz. Diese Datei ist mit Sorgfalt erarbeitet. Wir stellen Sie hier aber ohne rechtliche Gewähr ein. (Word-Dateien können wir auf dieser Website nicht zum Download zur Verfügung stellen, senden sie Ihnen aber gerne auf Anfrage zu.)

Formulare für die Zustimmung zur Datenerfassung, -speicherung und -verarbeitung können ab sofort in der Büchereifachstelle in der erforderlichen Menge Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! kostenfrei bestellt werden. Eine pdf-Datei liegt zum Download bereit, wenn Sie sich kleinere Stückzahlen selbst ausdrucken wollen.

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